اولین و مهمترین تقسیم بندی مربوط به اسناد ، همان تقسیم قانون مدنی است که اسناد را در دو قالب اسناد رسمی و اسناد عادی معرفی می نماید.( ماده 1286 ق م ) اسنادی که در اداره ثبت اسناد و املاک یا دفاتر اسناد رسمی یا در نزد سایر مأمورین رسمی در حدود صلاحیت آنها و بر طبق مقررات قانونی تنظیم شده باشد رسمی است ( 1287 ) و اسناد غیر این موارد اسناد عادی می باشند ( ماده 1289 ) با این ترتیب اسناد رسمی سه  دسته اند :   

^{1 - اسناد تنظیمی در اداره ثبت اسناد و املاک :} 

^{طبق ماده 7 قانون ثبت 1310 دفاتر لازم برای ثبت اسناد و املاک مطابق نظام نامه ای است که وزارت عدلیه تصویب می کند و برابر آئین نامه مصوب هر اداره ثبت اسناد و املاک دارای دفاتر ذیل می باشد. دفتر املاک – دفتر نماینده املاک ، دفتر املاک توقیف شده ، دفتر ثبت موقوفات ، دفتر گواهی امضاء ، دفتر سپرده ها ، دفتر توزیع اظهار نامه ها  ، دفتر املاک مجهول  المالک ، دفتر ثبت شرکت ها ، دفتر اسناد رسمی ، دفتر ثبت قنوات ، دفتر آمار و ثبت اظهارنامه .}

^{بر طبق همین آئین نامه کلیه دفاتر فوق الذکر باید مجلد باشد و شماره گذاری و از طرف دادستان عمومی یا نماینده او در هر شهرستانی امضاء و مهر شود . دفاتر مادام که صفحه سفید دارد باید مورداستفاده واقع شود و پس از اتمام مسئول دفتر باید تعداد شماره های ثبت را در آخر دفتر قید و بسته و امضاء نماید .}

^{2- اسناد تنظیمی در دفاتر اسناد رسمی :}

^{دفتر خانه اسناد رسمی ، سازمانی است متشکل از یک سر دفتر ،  و یک یا چند دفتر یار و به تعداد لازم کارمند و نویسنده . دفتر خانه از طریق سازمان ثبت اسناد وابسته به قوه قضائیه ( دادگستری جمهوری اسلامی ) است و برای تنظیم و ثبت اسناد رسمی برابر مقررات تشکیل میشود،  سر دفتر که عهده دار امور دفتر خانه و مسئول آن می باشد ، با انجام آزمایش با پیشنهاد سازمان ثبت و به موجب ابلاغ رئیس قوه قضائیه منصوب می گردد .}

^{دفتر یار کسی است که با پیشنهاد سر دفتر ، و به موجب ابلاغ سازمان ثبت و برابر مقررات منصوب می شود هر دفتر خانه ممکن است یک یا دو دفتر یار داشته باشد دفتر یار اول سمت معاونت دفتر خانه و نمایندگی سازمان ثبت را در دفتر خانه دارد . محل دفتر خانه با معرفی سر دفتر و موافقت اداره ثبت محل ، معین می شود ، تغییر آن در نقطه ای دیگر از همان شهر یا بخش با موافقت ثبت محل است .  تعداد دفتر خانه در هر حوزه ، بر اساس جمعیت است ، در جائیکه جمعیت آن تا 15 هزار نفر باشد یک دفتر خانه  و ازدیاد آن هم بر اساس همین جمعیت و میزان معاملات می باشد .}

^{سردفتر و دفتر یار قبل از اشتغال سوگند یاد می کنند و ضامن معتبر می دهند ، و باید شرایط لازم ماده 6 قانون سر دفتران را از حیث تحصیلات و حسن سابقه و همچنین سن لازم ( کمتر از 24 و بیش از 50 سال نداشته باشد ) را دارا باشد .}

^{سند در اوراق مخصوص که از طرف سازمان ثبت ، در اختیار دفتر خانه قرار داده می شود تنظیم و فقط در یک دفتر که نام دفتر سر دفتر دارد ثبت می گردد و ثبت سند به امضای صاحب معامله و سر دفتر و دفتر یار می رسد .}

^{سر دفتران و دفتر یاران موظفند نسبت به تنظیم و ثبت اسناد مراجعین اقدام نمایند مگر آنکه مفاد و مدلول سند مخالف با قوانین و مقررات موضوعه و نظم عمومی یا اخلاق حسنه باشد که در این صورت باید علت امتناع را کتبا به تقاضا کننده اعلام نمایند ( ماده 30 ) سردفتران و دفتر یاران و به طور کلی  تمام کارکنان دفتر خانه باید اسرار ارباب رجوع و متعاملین  را که بر اثر تنظیم یا ثبت از آن اطلاع حاصل کرده اند مکتوم دارند ( ماده 51 قانون دفاتر اسناد رسمی سال 1316 ) .}

^{برای سر دفتر و دفتر یار سه نوع مسئولیت قابل پیش بینی است مسئولیت مدنی که به موجب آن هر گاه به واسطه تقصیر یا غفلت مسئول دفتر سندی از اعتبار بیفتد در مقابل اشخاص ذینفع مسئول بوده و باید از عهده خسارات وارده برآید ، متضرر برابر مقررات عمومی آئین دادرسی می تواند برای مطالبه خسارت طرح دعوی کند .}

^{مسئولیت کیفری به موجب ماده 100 قانون ثبت هر گاه صاحبان دفاتر اسناد رسمی یکی از جرایم ذیل را مرتکب شوند جاعل در اسناد رسمی محسوب و به مجازات آن محکوم می شوند .}

^{1-                    اسناد مجعوله یا مزوره را ثبت کند .}

^{2-                    سندی را بدون حضور اشخاصی که باید مطابق قانون حاضر باشند ثبت نماید .}

^{3-                    سندی را به اسم کسانی که آن معامله را نکرده اند ثبت کند .}

^{4-                    تاریخ سند یا ثبت سندی را مقدم یا مؤخر در دفتر ثبت کند .}

^{5-                    تمام یا قسمتی از دفاتر ثبت را معدوم یا مکتوم کند یا ورقی از آن دفاتر را بکند یا به وسایل  متقلبانه  دیگر ثبت سندی را از اعتبار و استفاده بیندازند .}

^{6-                    اسناد انتقالی را با علم به عدم مالکیت انتقال دهنده ثبت کند .}

^{7-                    سندی را که به طور وضوح سندیت نداشته و یا از سندیت افتاده ثبت کند .}

^{مسئولیت انتظامی تخلفاتی که ممکن است سر دفتر یا دفتر یار مرتکب شود که جنبه کیفری نداشته باشد از طریق دادسرا و دادگاه انتظامی سر دفتران تعقیب و به یکی از مجازاتهای انتظامی که بین توبیخ تا انفصال دائم است محکوم می شود .}

^{3- اسناد تنظیمی توسط سایر مأمورین رسمی ، در حدود صلاحیت قانونی :}

^{غیر از مواردی  که ، اسناد رسمی شناخته شده اند بقیه اسناد عادی هستند از جمله :        1- اسنادی که توسط مأمورین رسمی تنظیم شده  و به امضاء یا مهر طرف رسیده باشد اما مأمور، صلاحیت تنظیم آن سند را نداشته یا با داشتن صلاحیت در تنظیم سند ترتیبات قانونی را رعایت نکرده باشد ( ماده 1293 ق م )}            

^{2- نوشته هائی که مردم بدون دخالت مأموران رسمی و در غیر امور بازرگانی در جهت تنظیم روابط مالی و غیر مالی خود تهیه می کنند مثل اسناد عادی طلب و یا رسید پرداخت دین .} 

^{3- دفاتر بازرگانی و اسناد تجارتی از قبیل سفته و برات و چک که وسیله بازرگانان و بعضی موارد وسیله غیر بازرگانان وفق قانون تجارت تنظیم می شود .} 

^{4- اسناد شخصی مثل نامه ها ، یادداشت ها ، دفاتر خصوصی و نظائر آن .} 

 ^{5- اسناد عادی که در تنظیم آن طبق قانون باید تشریفات خاصی رعایت گردد مثل وصیت نامه خود نوشت یا وصیت نامه سری}